第一章 总 则
第一条 为加强本基金会各类档案的管理，有效保护和利用档案，使档案管理工作规范化、制度化、科学化，现根据《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合基金会实际情况制定本制度。 第二条 本制度所称档案是指基金会在其业务范围内开展经营活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条 基金会所有档案均归单位所属，任何部门和个人不得据为己有，员工有保护基金会档案完整与安全的义务。 第四条 本制度适用于基金会各类档案的管理。
第二章 管理部门和职责
第五条 综合部是基金会档案的归口管理部门，负责档案管理体系的建立与维护；负责基金会档案的整理、保管和提供利用。 第六条 各部门负责对本部门档案的日常收集、整理，并及时移交综合部。 第七条 档案工作人员应当忠于职守，认真负责，履行保密原则，做好基金会的档案管理工作。第三章 归档范围
第八条 行政管理类：主要包括基金会证照、发文、来往文件、会议纪要、合同协议、印鉴管理等相关文件资料。 第九条 人力资源类：主要包括员工档案、人事任免、工资福利、学习培训等，以及基金会在人力资源管理活动中产生的其他文件资料。 第十条 业务活动类：主要包括基金会支教过程中产生的奖励方案、募捐方案、捐赠协议、合同文件、会议纪要、视频照片等资料。 第十一条 财务管理类：主要包括会计凭证、财务报表、会计账簿、审计报告、财税文件、发票存根等，以及基金会在财务管理活动中产生的其他文件。
第四章 档案整理
第十二条 凡属归档范围的各类档案文件，均需按要求及时进行分类整理、保管、利用。第十三条 归档文件一般正文在前，附件在后；批复在前，申请在后；审批在前，文件在后；原件在前，复制件在后。 第十四条 所有归档文件须以A4纸形式存档，每份文件首页的右上角用铅笔标注档号，在非装订线一侧下角用铅笔编写页码。 第十五条 归档文件，凡有圆珠笔、铅笔、彩色墨水或复写、复印等不耐久字迹，须用蓝黑或碳素墨水抄写、复印或晒图进行复制。复制件同原件一并立卷、归档。 第十六条 各类档案文件一般归档一式一份，重要的和利用率高的文件须归档一式两份。
第五章 档案交接
第十七条 归档范围内的所有资料，须在归档期限内按时移交档案管理员。 第十八条 批量资料交接，纸质、电子目录一并移交，并与实物一一对应。
第六章 档案借阅
第十九条 档案借阅原则：先审批、后借阅；纸质档案当面点清份数和页数；检验档案完好状况，原样返还。 第二十条 借用电子档案，需经档案管理人员操作调出。
第七章 档案保密管理
第二十一条 基金会档案管理人员和接触到档案的人员须遵守相关的档案保密规定，不得在私人交往和通信中泄露档案信息，不得在公共场所谈论档案内容和保管状况。
第八章 附 则
第二十二条 本制度解释权归基金会秘书处。 第二十三条 本制度经基金会理事会通过后执行。
2024-12-02
